翻訳会社に見積もりをする際、事前にどんな準備をすべきなのでしょうか。

この記事では、翻訳会社との見積もり交渉する前の下準備について紹介します。

これらの準備を行うことで、 翻訳会社とのコミュニケーションをスムーズに運び正確な見積もりを得ることができます。

最初にチェックリストを確認したい方はこちらをクリック

1.翻訳対象となるファイルを用意する

見積りを依頼する際には翻訳対象となるファイルをご用意頂くのが効率的です。

翻訳会社の担当者はファイルを確認するときに文字数だけではなく、専門性や難易度などを確認します。

単にメールで文字数だけを伝えるよりも、実際の対象物を見せることでより正確性の高い見積もりをすることが可能になります。

2.参考資料、ガイドラインがあれば一緒に送る

過去に翻訳した類似資料やガイドライン、用語集などがあれば是非ご送付ください。

ガイドラインがあることで、「ですます調」などの文体、固有名詞の定訳などを把握することが可能となり、お客様の期待値に近い翻訳結果を提供することができます。

また、上記のような参考資料が充実していると、効率的な翻訳が可能となるため、翻訳コストを抑えやすくなります。

3.翻訳対象ファイルが編集可能なファイルか確認する

翻訳対象となるファイルがWordやExelであれば問題ないのですが、対象ファイルが画像や編集不可のPDFの場合、迅速なお見積もりができない場合があります。

もしその画像ファイルのソースファイルであるAdobe InDesignやillustrator形式があれば、そちらもお送りいただけると、効率的にお見積もりすることができます。

また、PDFや画像を直接編集するコストを削減することが可能になります。

4.翻訳対象となる文書の中に画像は含まれているか

通常、翻訳の見積もりはMicrosoft Wordの文字カウント機能などを使用して、文字数をカウントして料金を算出しますが、場合によってはファイルの中にグラフや表などの画像が含まれているケースがあります。

文字カウント機能がカウントできるのはテキストのみで、画像はカウントできません。

画像のカウントは手作業で一文字ずつ数える必要があるため、見積りに時間がかかる場合があります。

5.不要な箇所やページが確認する

ファイルを送付する際、ファイル内の全ての文章を翻訳する必要があるのかを確認しましょう。

重複箇所、表の中の数字、参考文献など、翻訳する必要のない箇所はあらかじめ削ったうえで見積もりを出すとコスト削減につながります。

6.納期を確認する

翻訳作業の納期は、原稿の分量・文書の専門性・求められる品質などによって決められます。
高品質な翻訳結果を得るためにはある程度の作業期間が必要となるため、出来る限り余裕を持ったスケジュールを組み立てることが望ましいです。
もちろん希望納期に合わせるため、翻訳会社は最善の努力をしますが、あまりに短い納期の場合は翻訳者の人数を増員する必要があり、他の案件より優先させて作業を進行させる必要もあるため、特急料金が発生する場合があります。

チェック項目☑説明
1.翻訳対象となるファイルを用意する☐翻訳対象となるファイルをご用意頂くのが効率的です。
2.参考資料、ガイドラインがあれば一緒に送る☐ 過去に翻訳した類似資料やガイドライン、用語集などがあると翻訳品質を高めることが可能になります。
3.翻訳対象ファイルが編集可能なファイルか確認する☐ 翻訳対象となるファイルがWordやExelであれば問題ないのですが、対象ファイルが画像や編集不可のPDFの場合、迅速なお見積もりができない場合があります。
4.翻訳対象となる文書の中に画像は含まれているか☐ ファイルの中にグラフや表などの画像が含まれているケースがあります。画像部分は手作業でカウントする必要があり、見積もりに時間がかかることになります。
5.不要な箇所やページを確認する☐ 重複箇所、表の中の数字、参考文献など、翻訳する必要のない箇所はあらかじめ削ったうえで見積もりに出すとコスト削減につながります。
6.納期を確認する☐ 余裕をもったスケジュールを組むことで高品質な翻訳結果を得られ、料金も安くなります。それでもどうしても短納期を希望する場合は、特急料金を支払うことで解決可能です。

いかがだったでしょうか？

翻訳会社に見積もりを依頼する際は、このチェックリストを参考にして、自分のニーズに合った最適な翻訳会社を見つけましょう。

ご不明な点・ご質問がありましたら、ぜひ翻訳会社ジュピターにお問い合わせください。